Coordonnateur(-trice) d’équipes – Optimisation commerciale  // Team Coordinator - Commercial Optimization - CAN - QC - Kirkland

Date de fin d’affichage : le 11 juillet, 2024

Posting closing date: July 11th, 2024

Statut : Temporaire, temps plein (12 mois)

Status: Temporary, Full-Time (12 months)

(English to follow)

Coordonnateur(-trice) d’équipes – Optimisation commerciale  

Le coordonnateur ou la coordonnatrice d’équipes relèvera du premier chef, Optimisation commerciale et fera partie du groupe d’Innovation commerciale.

Le ou la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des Ventes, du Marketing, des Programmes de soutien aux patients, de Formation médicale continue, de Gestion des congrès, des PSSS, d’Optimisation des processus, des Communications d’entreprise, des Affaires publiques, de Santé mondiale et d’impact social, afin de soutenir les activités et d’améliorer l’efficience opérationnelle.

Les fonctions principales de ce poste comprennent en tout ou en partie les éléments suivants :

• Gestion des transactions MAPP : Appuyer les équipes dans la soumission et l’approbation des transactions MAPP.
• Gestion des bons de commande : Appuyer les équipes dans la gestion des bons de commande et des paiements, analyser les activités et les dépenses pour trouver des possibilités de réduction des coûts. Cibler les approches novatrices visant à faire un suivi plus efficace des dépenses et pouvant être utilisées systématiquement au sein de toutes les équipes de soutien. Rester à jour concernant les outils et processus internes (Decideware, ePA3, Ariba, etc.).
• Assurer le respect des règles et règlements de l’entreprise en matière de conformité.
• Communiquer avec les fournisseurs concernant les bons de commande, les paiements et la résolution de problèmes.
• Soutien opérationnel : Travailler avec les équipes à la préparation des présentations pour les principales réunions des unités d’affaires, notamment le plan d’exploitation, les réunions de consultation, les réunions des comités consultatifs et les réunions des ventes.
• Fournir un soutien au leader de l’unité d’affaires et s’assurer que toutes les demandes font l’objet d’un suivi en temps opportun (calendrier, organisation des voyages, dépenses), le cas échéant.
• Planifier et coordonner les différentes réunions de l’équipe.
• Soutenir la coordination et la mise en place des activités des principaux intervenants (p. ex., réunions des comités consultatifs), ce qui implique des déplacements occasionnels.
• Soutenir le rendement optimal de l’équipe en se tenant au courant des processus, des procédures et des changements de l’entreprise.
• Effectuer l’intégration des nouveaux employés lorsque cela est nécessaire.
• Surveiller les boîtes de messagerie ou les lignes téléphoniques, le cas échéant.
• Proposer et mettre en œuvre de nouveaux processus et outils si nécessaire.
• Incarner les valeurs de Pfizer et adopter les comportements de leader de l’entreprise en se conformant, entre autres, scrupuleusement aux politiques et méthodes de l’entreprise ainsi qu’au Code d’éthique de Médicaments novateurs Canada.
• Veiller à la reconnaissance et à la déclaration des manifestations indésirables et des plaintes relatives aux produits, conformément aux procédures de l’entreprise, dont la formation intitulée Responsabilités en matière de pharmacovigilance

La personne idéale pour ce poste possède les qualifications suivantes :

• Grand sens de l’organisation, motivation, aptitudes pour la collaboration, et capacité de mener de front plusieurs tâches ayant des échéances serrées et de gérer le changement et les priorités
• Succès manifeste en gestion de budgets et de projets, et solide compréhension des régularisations
• Capacité de gérer des priorités conflictuelles et de travailler sous pression en respectant des délais courts
• Bonnes capacités d’analyse et expérience éprouvée du suivi et du rapprochement de manière à assurer la mise en place de contrôles conformes et appropriés (p. ex. budgets, factures et systèmes)
• Aptitude manifeste à travailler de manière autonome de même qu’au sein d’une équipe
• Bilinguisme (français et anglais) – le ou la titulaire du poste doit pouvoir bien communiquer en anglais, car ses fonctions exigent des interactions avec des intervenants et collègues se trouvant à l’extérieur du Québec ou du Canada.

​Nous sommes fiers d’offrir à nos employés un modèle de travail flexible qui leur permet de planifier leurs journées afin de maximiser leur productivité, d’atteindre un meilleur équilibre entre leur vie personnelle et leur vie professionnelle et de favoriser une nouvelle façon de travailler, qui sera centrée sur les patients et stimulera l’innovation. Actuellement, nos employés sont tenus de travailler sur place 2.5 à 3 jours par semaine, en combinant la collaboration et la communication en présentiel et le télétravail, lorsque cela est approprié pour l’entreprise.

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Team Coordinator – Commercial Optimization

The Team Coordinator colleague will report to the Senior Manager, Commercial Optimization and will be part of the Commercial Innovation Team.

The Team Coordinator colleague will work closely with the Teams (such as Sales, Marketing, Patient Support Programs, Customer Learning, Corporate Communications, Public Affairs, Global Health, and Social Impact) to support activities and increase operational efficiencies.    

Core Responsibilities will encompass all or part of the following:

• PO management:  Support teams with PO and payment management, analyze activities and spend to identify savings.  Identify innovative approaches to track more effectively spend that can be consistently used across supported teams.  Remain current on internal tools and processes (Decideware, ePA3, Ariba, etc.).
• Ensure adherence to the company’s compliance rules and regulations,
• Communication with suppliers re. POs, payments, and issue resolution,
• Operational support:  Work with teams to support preparation of presentations for key business unit meetings, including Operating Plan, Consultant Meetings, Advisory Board Meetings, and Sales Meetings.
• Project management:  Assist in assigned projects such as disease awareness days.
• Proactively provide BU Lead support and ensure all requests are followed up in a timely manner (calendar, travel arrangement, expenses).
• Plan and coordinate the various Team meetings.
• Support the coordination and implementation of key stakeholders’ activities (e.g., Ad Board meetings), which includes occasional travel.
• Support optimal team performance by remaining current on business processes, procedures, and changes.
• Onboarding of new colleagues when required.
• Monitoring of mailboxes or phone lines as required.
• Suggest and implement new processes and tools as necessary.
• Demonstrates Pfizer Values and Leadership Behaviors including strict adherence to Pfizer policy and procedure as well as the IMC code.
• Identifies and reports adverse events and product complaints as per corporate procedure, including Your Reporting Responsibilities (YRR) training.

The ideal candidate possesses the following qualifications:

• Highly organized, self-motivated, collaborative, and adept at working on multiple tasks under tight timelines, managing change and priorities.
• Demonstrated success in budget and project management, solid understanding of accruals.
• Ability to manage competing priorities and work under pressure with tight timelines.
• Solid analytical skills and experience in tracking and reconciliation to ensure compliant and appropriate controls are in place (e.g., budgets, invoicing, systems)
• Demonstrated ability to work independently as well as in in a team- environment.
• Bilingualism: Effective verbal & written communication skills in French and English

We are proud to offer employees a flexible working model that is grounded on empowering colleagues to design their workdays so that they can maximize their productivity, enhance their work-life balance and support a way of working that fosters innovation and patient-centricity. Currently, our employees are expected to be on-site 2.5 - 3 days per week blending on-site collaboration and connection with off-site remote working when it makes business sense to do so.

At Pfizer, we embrace diversity and inclusion for innovation and growth. We are committed to building inclusive teams and an equitable workplace for our employees to bring their true selves to work.

We also strive to provide an accessible candidate experience for our prospective employees with different abilities. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process. 

Chez Pfizer, nous accueillons la diversité et l'inclusion pour stimuler l'innovation et la croissance. Nous sommes déterminés à créer des équipes inclusives et un milieu de travail équitable pour que nos employés puissent exprimer leur vraie personnalité au travail.

Nous nous efforçons également d'offrir une expérience de candidature accessible à nos employés potentiels ayant des habiletés différentes. N'hésitez pas à nous faire savoir si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement.