COMPLETE Assistant.e HR Opérations - Paris, France

Job Posting Title:

Assistant.e HR Opérations

Req ID:

10055552

Job Description:

Résumé du poste

Rattaché.e au Responsable Régional HR Operations, ce rôle est axé sur la prestation de services : renseignements, soutien transactionnel et administratif à tous les niveaux pour les employé.es dans plusieurs pays de la région EMEA, les processus et les politiques RH. Les responsabilités comprennent la réponse à une grande quantité de demandes de renseignements au moyen d’un outil de gestion par ticket (ServiceNow), de chat, par téléphone ou en direct. Le rôle consiste également à effectuer des transactions courantes et normalisées dans plusieurs systèmes RH/Paye (préparation de contrat, suivi de période d’essai, attestations diverse, remontées des éléments paye, suivi entrées et sorties, …).

La mission s’effectue depuis les bureaux de Paris.

Missions

Les missions de l’assistant.e HR Opérations sont les suivantes :

Ces missions sont à effectuer pour la France et deux autres pays européens.

Gestion des Requêtes :

• Répondre aux requêtes RH
• Utiliser la base de données documentaire pour fournir des réponses adaptées aux salarié.es, portant sur tous les aspects de gestion courante RH, de l’entrée à la sortie de l’entreprise 
• Gérer les demandes et leur contenu à l’aide de l’outil de gestion ServiceNow 
• Mener les recherches nécessaires et résoudre les problèmes sur le périmètre France, en accord avec les politiques locales et régionales et le contexte légal local 
• Effectuer les transactions courantes relevant du département GHRO en suivant les procédures en place

Gestion Administrative :

• Préparer les documents nécessaires et assurer leur parcours de validation, conformément aux procédures et à la législation, locales et régionales.
• Assurer la bonne tenue des dossiers du personnel (physique et digital).
• Saisie des éléments de paye selon notre calendrier mensuel
• Opérer un grand volume de transactions dans les systèmes d’informations RH en tenant compte des priorités.
• Analyser les reportings fournis selon leur fréquence et remonter les incohérences ou améliorations possibles

Expérience Employé.es :

• Fournir un service de qualité en offrant une attitude courtoise, positive et professionnelle 
• Savoir identifier les problèmes et les résoudre de façon adaptée avec les moyens à disposition 
• Fournir le bon niveau d’information et orienter avec aisance, de façon individuelle ou collective (i.e présentation aux nouveaux arrivants, s’entretenir avec un contact unique ou un groupe directement, …)
• Savoir identifier les partenaires les plus pertinents, et leur transmettre les demandes avec le processus et les éléments nécessaires

Amélioration Continue :

• Identifier les opportunités d’amélioration des processus et contenus existants
• Identifier et remonter les problèmes systémiques et organisationnels sur la base d’un accroissement d’activité significatif et soudain sur un domaine/sujet particulier

Formations, expériences

• Une première expérience en administratif dans un milieu international
• Bonne connaissance des fondamentaux du Droit social.

Compétences

• Sens du service
• Démontrer une attention au détail et restituer des documents de qualité, dans le respect des fondamentaux du droit social (période d’essai, préavis, modifications de contrat de travail et avenants, …)
• Résolution de problème simple et capacité à transmettre les éléments nécessaires en cas d’escalade
• Bonne communication verbale et écrite (français/anglais). La maîtrise de toute autre langue européenne supplémentaire est un plus (espagnol, allemand, russe, néerlandais, …)
• Gestion des priorités dans un environnement dynamique et matriciel
• Comprendre une situation sur la base de notes reçues et utiliser les moyens pertinents à disposition, pour une bonne prise en charge de la requête et une réponse personnalisée.
• Capacité à identifier les opportunités et prises d’initiative sur un périmètre d’action donné et avoir recours au support du management lorsque nécessaire.
• Alerter en temps et en heure sur des sujets dépassant le champ de responsabilité
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à se constituer un réseau interne et l’utiliser à bon escient
• Capacité à s’adapter au changement de façon constructive et positive
• Capacité à évoluer dans un milieu multiculturel avec des contraintes légales locales
• Sens aigu de la confidentialité et respect de la protection des données personnelles
• Aisance avec la suite Office Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Toute expérience avec un système d’information RH SAP/Workday est un plus

Spécificités du poste

Poste situé à Paris 13 - Bibliothèque François Mitterrand

Job Posting Segment:

Corporate HR & Security

Job Posting Primary Business:

Global HR Ops COE

Primary Job Posting Category:

Shared Services

Employment Type:

Full time

Primary City, State, Region, Postal Code:

Paris, France

Alternate City, State, Region, Postal Code:

Date Posted:

2023-07-10