Office Manager (m/w/d) - Leipzig, DEU

Ihre Aufgaben

• Sie sind die Visitenkarte von JLL Leipzig und heißen unsere Kunden „Herzlich willkommen“ und garantieren einen angenehmen und reibungslosen Aufenthalt
• Organisation der Konferenzräume: Überwachung der Raumbuchungen; Sicherstellung der Sauberkeit und Ordnung in den Konferenzräumen, Verwaltung der Präsentationstechnik, Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen
• Betreuung der Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache
• Koordination der Ein- und Ausgangspost, Postverteilung im Hause sowie die Anmeldung und Annahme von Kuriersendungen sowie Aufträge an Boten.
• Überwachung aller Quality Management-Prozesse von Office Management
• Beschaffung allen notwendigen Materials für den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs der gesamten Niederlassung
• Koordination von Dienstleistungsunternehmen: z.B. Reinigungsfirmen, Fensterputzer, etc. und Überwachung der Mängelbehebung
• Regelmäßige Rund-/Kontrollgänge auf den Etagen (Schäden, Mängel, Sauberkeit)
• Organisation und Umsetzung von Umbauten, Reparaturen sowie Umzügen im Haus
• Health & Safety-Organisation in der Niederlassung sowie administrativer Support für das ASA-Team deutschlandweit
• Organisation von internen sowie externen Events die durch Regional Manager initiiert werden (z.B.: Get Together, Jahresempfang)
• Lokale Unterstützung der Fuhrparkverwaltung: Autoübergaben, Führerscheinprüfungen, Poolwagenbestellung und Fahrtenbuchführung, Verwaltung/Vergabe/Optimierung von Tiefgaragenstellplätzen und Jobtickets
• Zentraler Ansprechpartner für den Regional Manager und Team Leader am Standort für die täglichen Belange des Büros z.B. Schadensmeldung, etc und Koordinierung und Lösungswege initiieren
• Jährliche Planung und Umsetzung der Capex und Opex Liste gemeinsam mit dem Regional Manager und Kostenkontrolle der Budgets
• Planung und Durchführung der internen Standort-Kommunikation

Location:

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

About JLL –

For over 200 years, JLL (NYSE: JLL), a leading global commercial real estate and investment management company, has helped clients buy, build, occupy, manage and invest in a variety of commercial, industrial, hotel, residential and retail properties. A Fortune 500® company with annual revenue of $20.9 billion and operations in over 80 countries around the world, our more than 103,000 employees bring the power of a global platform combined with local expertise. Driven by our purpose to shape the future of real estate for a better world, we help our clients, people and communities SEE A BRIGHTER WAY. JLL is the brand name, and a registered trademark, of Jones Lang LaSalle Incorporated. For further information, visit jll.com.

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