Office Operations Assistant - Milan, Italy | IQVIA Job

IQVIA, società leader a livello globale nei servizi dedicati alle aziende del settore farmaceutico e biotecnologico, è alla ricerca, per conto dell’azienda biofarmaceutica svizzera Idorsia, di una figura di Office Operations Assistant, appartenente alle Categorie Protette, da inserire presso la sede di Milano con un contratto Part Time di 25 ore.

La risorsa svolgerà un ruolo centrale nel garantire l’efficienza, l’organizzazione e il regolare funzionamento dell’ambiente di lavoro. Questa posizione richiede una figura professionale proattiva e orientata al servizio, in grado di gestire i flussi di lavoro amministrativi, supportare diverse funzioni aziendali, coordinare i fornitori.

Il/la candidato/a ideale garantisce la continuità del servizio, migliora la comunicazione interna e contribuisce a creare un’atmosfera lavorativa produttiva.

RESPONSABILITA’:

Front Office e Reception

•Fungere da punto di contatto principale per l’ufficio, garantendo un ambiente accogliente e professionale;

•Accogliere e assistere visitatori, clienti e partner esterni, garantendo il rispetto dei protocolli di visita e delle procedure di sicurezza;

Organizzazione dell’ufficio e coordinamento della struttura

•Supervisionare le operazioni quotidiane dell’ufficio, assicurando che gli spazi di lavoro, le sale riunioni e le aree comuni siano organizzati e funzionali;

•Coordinare gli aspetti logistici quali l’allestimento delle sale, il catering, i badge e le registrazioni degli ospiti;

Amministrazione e gestione dei documenti

•Fornire assistenza alla direzione e ai team, compresa l’archiviazione della documentazione amministrativa;

•Supportare la preparazione, la classificazione e l’archiviazione di contratti, ordini di acquisto e documentazione aziendale;

Gestione dei fornitori

•Gestire i rinnovi contrattuali, i preventivi e la documentazione relativa agli appalti;

•Monitorare le voci di bilancio relative a forniture, manutenzione e servizi.

REQUISITI:

•Appartenenza alle categorie protette (Legge 68/99);

•Precedente esperienza in attività di office management;

•Ottima padronanza di MS Office (Outlook, Excel, Word);

•Conoscenza base della lingua inglese;

•La familiarità con strumenti digitali (sistemi CRM, sistemi di ticketing, piattaforme di gestione visitatori) costituisce titolo preferenziale;

•Ottime capacità organizzative e di multitasking;

•Buone capacità comunicative e di problem solving;

•Atteggiamento proattivo e spirito di squadra;

OFFRIAMO:

-CCNL: Industria Chimica e Farmaceutica;

-Tipologia contrattuale: Tempo determinato, Part Time di 25 ore, 12 mesi in somministrazione con IQVIA;

-Range retributivo o Retribuzione Annua Lorda: 17.500/20.000€ RAL.

Il pacchetto retributivo sarà definito in base all’esperienza, alle competenze e ai criteri di equità interna. La crescita professionale e gli adeguamenti retributivi sono basati su criteri trasparenti e oggettivi. Ci impegniamo a garantire pratiche retributive eque e inclusive, in linea con le normative sulla trasparenza salariale (Direttiva UE 2023/970).

Candidature SENZA i requisiti richiesti non saranno prese in piena considerazione. Si prega di inserire l'autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 30 giugno 2003 n°196 – “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali” e autorizzazione alla cessione di tali dati alle aziende Clienti di IQVIA. La ricerca è di carattere urgente ed è rivolta ad entrambi i sessi (L.903/77).

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IQVIA is committed to integrity in our hiring process and maintains a zero tolerance policy for candidate fraud. All information and credentials submitted in your application must be truthful and complete. Any false statements, misrepresentations, or material omissions during the recruitment process will result in immediate disqualification of your application, or termination of employment if discovered later, in accordance with applicable law. We appreciate your honesty and professionalism.

The potential base pay range for this role is 20.000 annually. The actual base pay offered may vary based on a number of factors including job-related qualifications such as knowledge, skills, education, and experience; location; and/or schedule (full or part-time). Dependent on the position offered, incentive plans, bonuses, and/or other forms of compensation may be offered, in addition to a range of health and welfare and/or other benefits.